Le jour J, il y a souvent des imprévus, des oublis, des retards et bien d’autres contraintes. Le rétroplanning évènementiel est la meilleure solution pour anticiper tout cela. Il permet de bien gérer le temps tout en restant zen. Mais comment mettre en place une stratégie de planification efficace ? Suivez le guide.
Définir les objectifs et la nature de l’évènement
Avant de planifier votre évènement, il est crucial de fixer clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. S’agit-il d’un mariage, d’une conférence, d’un salon professionnel ou d’une fête d’entreprise ? C’est ainsi qu’on pourrait définir les étapes nécessaires pour sa réalisation. Ensuite, il faut déterminer les participants ou les invités potentiels de l’évènement. S’agit-il d’employés, de clients, de partenaires commerciaux ou d’un public plus large ? Il est aussi important d’examiner les ressources dont on dispose, y compris le personnel, les lieux, les équipements techniques et le budget.
Une fois les ressources définies, on peut passer à l’évaluation des coûts. Nombreux sont les postes de dépense à prévoir tels que la location du lieu, nourriture et boissons, honoraire des personnels ainsi que les matériels de sonorisation. Il est préférable de réserver une marge de 15% du budget total. Cela vous permettra d’obtenir des devis réalistes.
Assigner les responsables de chaque tâche dans le temps
À présent, on continue par la préparation du contenu du projet. Il va donc falloir lister les différentes tâches en utilisant un calendrier ou un logiciel de gestion de projet. Créer d’abord une liste exhaustive des étapes et des tâches et les placer par ordre chronologique. Ce qui signifie un découpage des tâches en sous-tâches et tout ce qui peut être réalisé en parallèle. Néanmoins, veillez à prévoir une certaine marge de manœuvre pour faire face aux imprévus et gérer les aléas.
Puis chaque tâche doit être assignée à une personne ou à une équipe responsable de sa réalisation. Lors du dispatch, il faut répartir les charges de travail de manière équilibrée et laisser suffisamment de temps pour les imprévus. Assurez-vous que chaque personne comprend ses tâches et les délais qui lui sont impartis. La communication est essentielle pour garantir une coordination efficace tout au long du processus. Afin d’apercevoir l’état d’avancement du projet, on doit mettre en place un rapport systématique des activités terminées, en cours ou à faire. C’est l’une des étapes le plus important lorsqu’on prépare un rétroplanning évènementiel.
Les points essentiels pour garantir l’efficacité du rétroplanning
On peut les classer selon leur étape :
Avant l’évènement
Avant le jour J, il est judicieux de prendre le temps de briefer l’ensemble des équipes avec vos prestataires. Le but est de clarifier les responsabilités de chacun au sein de l’équipe. Veillez donc à bien préparer votre briefing en amont pour vous assurer d’inclure toutes les informations nécessaires. Vous pouvez commencer par partager les informations essentielles sur l’évènement, telles que la date, l’heure, le lieu et tout changement important depuis la dernière mise à jour. Profitez du briefing pour motiver l’équipe. Soulignez l’importance de leur contribution, exprimez votre confiance en leur travail.
Durant le jour J
Pendant le jour de l’évènement, il est crucial de favoriser la communication interne. On peut par exemple utiliser des talkies-walkies ou Slack pour faciliter l’échange. On peut également déterminer les points de contact et les procédures pour signaler les problèmes. Chaque activité doit se dérouler selon l’ordre prévu, mais on n’hésite pas à ajuster si nécessaire.
Après l’évènement
L’évènement s’est bien déroulé, mais le rétroplanning n’est pas encore terminé. Il faut maintenir une communication sur votre évènement afin d’évaluer son efficacité. Vous pouvez dresser un bilan en envoyant un formulaire de satisfaction à tous les participants.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un rétroplanning évènementiel. N’hésitez pas à adopter les outils en ligne dédiés aux acteurs d’évènement.
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